แต่ละบริษัทจะมีกิจกรรมทางธุรกิจมากมายหลายหลาก ซึ่งถ้าวิเคราะห์ให้ลึกลงไปแล้ว เราจะสามารถแบ่งได้เป็น 5 ส่วนหลักซึ่งทำงานเกี่ยวเนื่องกัน อันได้แก่ ข้อมูลสารสนเทศ (Information), คน (People), นโยบาย (Policy), กระบวนการ (Process), การปฏิบัติงาน (Action) หรือเรียกรวมว่า "Workflow" ซึ่งการที่ธุรกิจจะดำเนินไปได้ด้วยดีเพียงใดนั้นก็ขึ้นอยู่กับว่า เราเข้าใจ วิเคราะห์ และสามารถปรับแต่งกิจกรรม ต่างๆเหล่านั้นให้สอดคล้องกับสภาพแวดล้อมภายนอกที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาได้ดีเพียงใดด้วย
Open Source ซึ่งรวบรวม business process management tools ทั้งหลายมาไว้ในหนึ่งเดียว ระบบการจัดการ workflow ของ ProcessMaker ช่วยให้องค์กรต่างๆทั้งของรัฐบาลและเอกชนสามารถออกแบบและทำงานตามแบบที่ร่างไว้ร่วมกันได้ด้วยตนเอง โดยไม่ต้องอาศัยพื้นฐานการเขียนโปรแกรมแต่อย่างใด ซึ่งประโยชน์ที่ได้ตามมาอย่างเห็นได้ชัดจากการใช้ ProcessMaker ประกอบด้วย
- ช่วยลดงานเอกสาร
- ช่วยงานบริหารทรัพยาการต่างๆได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ
- ทำให้ผลประกอบการดีขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ
ส่วนประกอบการทำงานหลักของ Processmaker ประกอบด้วย
Process
Process ใช้อ้างอิงถึง Business Process ซึ่งเกิดจาก Task หนึ่งหรือหลายๆ ประเภท รวมเอาไว้ด้วยกันและจะทำการสร้างเป็น Output ให้กับผู้ใช้ระบบ
Case
Case คือตัว “งาน” ที่จะวิ่งหรือไหลอยู่ภายใน Process ตัวอย่างเช่น Process การลา 1 Case คือการลาของพนักงาน 1 คน 1 ครั้ง เป็นต้น
Task
Task คือขั้นตอนการทำงานต่างๆ ที่อยู่ภายใน Process ตัวอย่างเช่นการ อนุมัติการลาขั้นที่ 1 โดย หัวหน้า อนุมัติการลาขั้นที่ 1 โดย Manager เป็นต้น ซึ่ง Task เหล่านี้จะแสดงอยู่ใน ProcessMap
Master Dynaform
Master Dynaform คือ Form ที่ออกแบบมาเพื่อจัดการกับข้อมูลต่างๆ ของ Case ต่อข้อมูล 1 Record โดยจะแสดงข้อมูลในแนวตั้ง และ Master Dynaform ไม่สามารถรวมกับ Form อื่นๆ ได้
Grid
Grid คือ Form ที่ออกแบบมารองรับข้อมูลจากหลายๆ Record ได้พร้อมกัน โดยจะแสดงข้อมูลในแนวนอน และนอกจากนี้ยังสามารถใช้ร่วมกับ Function พิเศษต่างๆ เช่น การหาผลรวม เป็นต้น
Process Map
Process Map เป็นที่แสดงและจัดการ Flow ของ Business Process โดนที่ Admin สามารถทำการสร้าง Task และ Design Flow การทำงานได้ที่นี่
Steps
Steps คือ การขั้นตอนการเดินทางของ Case เมื่อทำงานเสร็จ จากขั้นตอนหนึ่งไปยังขั้นตอนใหม่ โดยการเปลี่ยนขั้นตอนหรือ Step นี้สามารถเปลี่ยนโดยตัวผู้ใช้ระบบเองหรือแบบอัตโนมัติก็ได้
บทความถัดไป
Processmaker - สอน processmaker ตอนที่ 2 ติดตั้ง processmaker
